Главная | Перечни документов со сроками хранения структура назначение

Перечни документов со сроками хранения структура назначение


Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет.

По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный или постоянный срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др.

Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Удивительно, но факт! В исключительных случаях например, при утрате подлинников на хранение передаются копии документов.

Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Перечень типовых управленческих архивных документов: действующая редакция

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству.

Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Перечни документов со сроками хранения структура назначение

Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой. Одни содержат информацию о пол Перечни документов с указанием сроков хранения Перечень документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Перечни документов могут быть следующих видов: Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией.

Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Различают два направления контрольной деятельности: Возможны две формы организации контроля - централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами централизованной, децентрализованной или смешанной.

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации например, секретарь руководителя. Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает: При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. После исполнения 1 экз. Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Целью Методических рекомендаций является оптимизация работы с документами в организациях путём применения современной методики подготовки перечней документов, являющихся основой определения сроков хранения документов и эффективного формирования Архивного фонда Российской Федерации ценными документами, отражающими все сферы деятельности. В Методических рекомендациях используются следующие основные определения: Методические рекомендации состоят из: Этапы разработки перечней документов 2.

Подготовительный этап сбора и изучения законодательных и нормативных документов, определяющих цели и задачи федерального органа исполнительной власти и подведомственных организаций 2.

Удивительно, но факт! Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел.

Для подготовки перечня документов ведомства должна быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами ДОУ и архива высокой квалификации и технических работников.

Создание группы оформляется приказом. Подготовка перечней может осуществляться и путём привлечения по договору других организаций. При этом специалисты ведомства привлекаются для консультаций.

Ведомство обеспечивает рабочую группу всеми необходимыми нормативными и распорядительными документами, характеризующими задачи и функции ведомства, их документирование, а также организует рассмотрение, согласование и утверждение проекта подготовленного перечня документов и затем его внедрение в работу своих организаций. Работа по подготовке перечня документов ведомства начинается со сбора выявления и анализа законодательных и иных нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, регламентирующих создание и деятельность как ведомства в целом, так и его организаций.

Законы, указы, постановления, распоряжения, регламенты, приказы, положения, инструкции, организационные структуры, схемы построения управления и другие документы выявляются в соответствующих подразделениях руководящего органа предоставляются им.

Главная задача — полный сбор сведений о функциях ведомства, их распределению по видам организаций. Функции управления одинаковы у всех организаций, являются типовыми, но сфера их распространения зависит от уровня организации в системе управления. Отраслевые функции, то есть функции по выполнению определенных задач — видов деятельности, имеют место в конкретных организациях каждой системы управления. Наряду с ними, как правило, в ведомстве есть организации, выполняющие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, образовательные организации, а также организации, выполняющие функции вспомогательного и обслуживающего характера.

В ходе анализа следует, прежде всего, обратить внимание на юридическую самостоятельность конкретного вида организации, выявить вышестоящие и подчинённые ей организации. При наличии нескольких организаций одного вида организационно-правовой формы и профиля деятельности для анализа выбирается только одна из них, как правило, территориально ближе находящаяся.

Удивительно, но факт! При этом указывается принцип её построения отраслевой, функциональный, функционально-производственный.

На каждый вид организации составляется её характеристика. В ней кратко указывается: Ведение указанных форм документов осуществляется, как правило, в электронном виде. Созданный массив может быть использован затем как приложение к организационной структуре ведомства.

на журналы

Разработка Схемы построения перечня документов и определение его звенности 2. Схема построения перечня включает типовые функции управленческие и научно-технические и функции в установленной сфере деятельности. Возможным вариантом составления перечня документов ведомства может быть перечень, включающий только функции в установленной сфере деятельности. При этом, делается ссылка на использование наряду с ним уже имеющихся типовых перечней документов, содержащих типовые функции.

Схема перечня документов должна быть не более двух уровней: Разделы перечня содержат группы функций, связанные между собой. Как правило, данные функции раскрывают организацию и выполнение определённой задачи.

Удивительно, но факт! Целесообразно вначале провести сверку имеющихся в организации видов документов с видами, данными в перечнях типовых документов.

Целесообразно придерживаться следующего расположения функций в перечнях ведомств: Определение звенности перечня документов ведомства осуществляется после составления Схемы его построения. Выявленные ранее виды организаций ведомства характеристики группируются по выполняемым функциям и месту в системе управления данного ведомства. Главное внимание обращается на классификацию организаций, выполняющих: Как правило, два первых звена каждого перечня — это органы управления ведомства центральный и территориальные , затем идут одно или несколько звеньев, где сгруппированы основные виды организаций, выполняющие отраслевые функции в установленной сфере деятельности.

Сюда же могут быть помещены научно-исследовательские и опытно-конструкторские организации. Образовательные организации в зависимости от выполняемых функций уровня образования могут входить в одно или разные звенья перечня.

Вспомогательные и обслуживающие организации составляют последнее звено перечня.

Удивительно, но факт! Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

Особое внимание следует обратить на группировку организаций в зависимости от того, являются или не являются они источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Руководящие органы центральные, территориальные , отраслевые, научно-исследовательские, образовательные организации в зависимости от уровня образования входят в число источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Вспомогательные и обслуживающие организации источниками комплектования, как правило, не являются.

Источники комплектования государственных, муниципальных архивов могут быть полного и выборочного приёма повидового, группового. Организации — источники комплектования полного приёма передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации — источники комплектования повидового выборочного приёма передают в государственные, муниципальные архивы только определённые виды ценных документов постоянного срока хранения.



Читайте также:

  • Выписка по инн физического лица
  • Втб тамбов ипотека телефон
  • Консультация юриста